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A conta é o elemento mais básico e fundamental das operações executadas no Fortuna. Ela representa o local de origem ou de destino de qualquer movimentação financeira.
Não é possível executar qualquer movimentação no sistema sem que sejam definidos pelo menos uma conta de origem e uma conta de destino dos valores envolvidos na operação.
A conta possui um saldo, que é o resultado da soma de todas as operações nela efetuadas.
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Podemos fazer uma analogia entre a conta no Fortuna e o conceito, utilizado na Contabilidade, de conta contábil, uma vez que ambas representam um determinado elemento que registra operações determinantes de saldos. Desta forma, as contas no sistema podem ser definidas de modo a compor um plano de contas, onde se definem contas de patrimônio, resultado, receitas, despesas, etc.
De um ponto de vista mais financeiro, a conta no sistema aproxima-se do conceito de centro de custo, já que possuem características semelhantes: a conta mantém os registros de todas as suas operações de entrada e saída, e possui um saldo que pode ser utilizado como informação de total de recursos disponíveis. Consequentemente, podem ser feitos planejamentos com base em saldos de contas (orçamento, ou budget), levando-se em consideração as operações previstas em um determinado período e o montante disponível para tanto.
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Cada movimentação financeira feita no Fortuna é baseada em lançamentos de saída (débitos) em uma ou mais contas, e lançamentos de entrada (créditos) em uma ou mais outras contas.
As contas podem ser de dois tipos: de lançamentos ou de totalização.
Contas de lançamentos x Contas de totalização
Contas de lançamentos são aquelas que podem ser utilizadas em movimentações financeiras. Seu saldo é composto diretamente pelos seus lançamentos de entrada e de saída. Tendo saldo atômico e próprio, ela não pode ser dividida em outras contas, mas podem ser agrupados em contas de totalização.
Já as Contas de totalização não podem ser utilizadas em movimentações financeiras. Sua função é a de agrupar outras contas, produzindo um conjunto que totaliza seus saldos em um único montante. Em outras palavras, o saldo de uma conta de totalização é composto pelo soma dos saldos das contas de lançamento hierarquicamente subordinadas a ela.
Vejamos um exemplo prático:
Na imagem acima, vemos uma conta de totalização chamada Contas bancárias. Esta conta não pode ser movimentada diretamente, mas ela possui duas contas de lançamentos: Conta-corrente e Poupança. Nestas, sim, é possível fazer lançamentos. O saldo da conta Contas bancárias, portanto, é a soma dos saldos das contas Conta-corrente e Poupança.
Além de contas de lançamentos, as contas de totalização podem se dividir em outras contas de totalização, permitindo que sejam criados diversos níveis de sub-contas para controle de saldos. Por exemplo:
Uma conta de lançamentos não precisa necessariamente estar associada a uma conta de totalização. Uma conta, no entanto, pode estar associada a apenas uma conta de totalização.
Quase todos os relatórios que podem ser emitidos para uma conta de lançamentos podem também ser emitidos para uma conta de totalização. Saldos, extratos e gráficos gerados para uma conta de totalização utilizam como informações os lançamentos em suas sub-contas.
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Ainda fazendo uma analogia com contas contábeis e centros de custo, as contas de lançamentos e de totalização correspondem, respectivamente, a tipos analíticos e sintéticos destes conceitos.
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As contas podem ser cadastradas e mantidas através do cadastro de contas.
Contas-corrente
Algumas contas de lançamentos podem ser definidas no sistema como contas-corrente. Para todos os efeitos, uma conta-corrente é uma conta como qualquer outra, porém são sempre associadas a um banco e à uma agência.
Faturas
Faturas são contas de lançamentos especiais, utilizadas em contas a pagar ou a receber cujos valores são definidos com base em um conjunto de lançamentos. Para saber mais, consulte o item Faturas.
Grupos de contas
Contas de lançamentos podem ser reunidas em contas de totalização. Porém, conforme já dito, uma conta pode ser associada a apenas uma conta de totalização. Assim, não é possível associar a mesma conta a contas de totalização diferenes.
Fortuna, porém, permite que sejam criados conjuntos de contas de lançamentos sem restrições, através dos grupos de contas.
Um grupo de contas é uma coleção de contas de lançamentos reunidos a critério do usuário, sem necessariamente compartilharem a mesma conta de totalização. Desta forma, não só um grupo pode conter várias contas, como uma conta pode estar em vários grupos.
Praticamente tudo que pode ser feito com uma conta de totalização pode ser feito com um grupo de contas. Assim, todos os relatórios (saldos, extratos e gráficos) podem ser gerados tanto para uma conta de totalização quanto para um grupo de contas.
Os grupos de contas podem ser cadastrados e mantidos através do cadastro de grupos de contas.
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