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Uma conta a pagar é um título, documento ou compromisso que representa um pagamento feito, ou a ser feito, pelo usuário do sistema.
Já uma conta a receber é um título, documento ou compromisso que representa um recebimento a que o mesmo tem, ou teve, direito.
Diferentemente de uma simples movimentação, que não possui referência clara sobre seu impacto para as finanças do usuário (um débito ou um crédito podem representar tanto uma entrada quanto uma saída de dinheiro, dependendo das contas envolvidas - bem como podem não representar nem uma nem outra situação), uma conta a pagar ou a receber define bem o seu significado para o usuário: uma conta a pagar sempre é uma despesa (do ponto de vista estritamente financeiro), enquanto uma conta a receber é sempre uma receita.
Alguns exemplos de contas a pagar:
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Conta de energia
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Conta de água
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Pagamento de colégio
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Aluguel
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Condomínio
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Plano de saúde
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Parcela de uma compra qualquer
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Fatura de cartão de crédito
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IPTU
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IPVA
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Imposto de renda
Em geral, as contas a receber são (infelizmente!) menos numerosas que aquelas a pagar, mas podemos citar como exemplos:
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Salário
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Férias
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13o.
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Restituição de imposto de renda
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Renda extra
Data de vencimento
Toda conta a pagar ou a receber possui uma data de vencimento, ou seja, uma data máxima para seu pagamento ou recebimento. Esta data é definida no momento em que é feito o cadastro da conta a pagar ou a receber.
A data de vencimento é uma das características mais importantes da conta a pagar ou a receber. Nos casos de contas a pagar ou a receber que se repetem periodicamente, como contas a pagar mensais, é ela quem identifica qual conta a pagar ou receber corresponde a qual período.
A data de vencimento de uma conta a pagar ou a receber, no entanto, pode ser alterada. O sistema, porém, armazena a data original para controle, tanto interno quanto do usuário. Assim, a data original é chamada de vencimento programado, em contraste com a nova data, que é chamada de vencimento efetivo.
Baixas: pagamentos e recebimentos
Uma operação de pagamento (feita em uma conta a pagar) ou recebimento (feita em uma conta a receber) é chamada de baixa. A baixa é, portanto, uma operação de quitação da conta a pagar ou a receber.
Uma conta a pagar ou a receber que ainda não foi baixada está em aberto. Se foi efetuado o pagamento ou recebimento total, ela está baixada.
Uma conta a pagar ou a receber pode ser paga ou recebida parcialmente. Quando há uma conta a pagar ou a receber tem uma ou mais baixas que não quitam totalmente o seu valor em aberto, ela está parcialmente baixada.
Com relação à data de vencimento, a conta a pagar ou a receber estará em dia quando o vencimento efetivo não tiver sido atingido, ou quando a baixa total foi feita antes de ou nesta data. E estará atrasada quando a baixa total foi feita depois desta data.
Movimentação de baixa de uma conta a pagar ou a receber
Como qualquer outra operação feita no Fortuna, uma baixa também gera uma movimentação. Por isso, quando definimos uma conta a pagar ou a receber, temos que informar ao sistema quais serão suas contas de débito e crédito.
• Movimentação de uma conta a pagar
Para entendermos com facilidade como a baixa de uma conta a pagar gera uma movimentação, vamos utilizar um exemplo simples: o pagamento de uma conta de energia.
Consideremos, em uma primeira hipótese, que o pagamento foi feito em um banco, com débito na conta-corrente. A movimentação desta baixa, neste caso, ficaria assim:
Vamos imaginar agora que o pagamento foi feito também no banco, mas uma parte foi paga em dinheiro e o restante foi em débito na conta-corrente. A movimentação seria parecida com a seguinte:
Não há limites para as origens da conta a pagar. Podemos também imaginar que outra parte do pagamento saiu da poupança e, mais ainda, também do cartão de crédito. Veja como ficaria:
Perceba que há uma característica comum a todas às movimentações acima: as contas de débito mudam, mas a conta de crédito é sempre a mesma! Esta é uma das mais importantes particularidade dos lançamentos gerados por contas a pagar: há sempre uma, e apenas uma, conta de destino. As contas de origem podem variar, mas a de destino é sempre a mesma.
Com base nesta premissa, no Fortuna, toda conta a pagar é relacionada a uma conta que será a conta destino de todas as movimentações geradas por suas baixas. Esta conta é chamada de conta principal, que é única e geralmente é sempre a mesma.
Já as contas de origem podem variar a cada baixa.
Podemos, finalmente, representar graficamente a relação entre a conta a pagar e as contas envolvidas em sua baixa e o fluxo do dinheiro envolvido na operação.
• Movimentação de uma conta a receber
A movimentação gerada por uma baixa de uma conta a receber é muito semelhante a de uma conta a pagar. Da mesma forma, há uma conta principal relacionada à conta a receber, que é única e quase nunca muda, além de outras contas secundárias que podem mudar a cada baixa.
A diferença é que, na conta a receber, o sentido do fluxo de dinheiro muda. Vejamos também um exemplo: o recebimento de um salário.
Geralmente, o dinheiro sai da conta da empresa e entra na conta do funcionário. A baixa deste recebimento geraria uma movimentação parecida com a seguinte:
Para enriquecer nosso exemplo, vamos considerar agora que, devido a um pedido do funcionário, parte do salário foi pago em dinheiro. A movimentação desta baixa, então, ficaria assim:
Também agora percebemos uma constante: as contas de crédito mudam, mas a conta de de débito é sempre a mesma! Esta é uma particularidade dos lançamentos gerados por contas a receber: há sempre uma, e apenas uma, conta de origem. As contas de destino podem variar, mas a de origem é sempre a mesma (ou seja, o inverso dos lançamentos de contas a pagar).
Portanto, no Fortuna, toda conta a receber é relacionada a uma conta que será a conta origem de todas as movimentações geradas por suas baixas. Esta conta é sua conta principal, que é única e geralmente é sempre a mesma. Também há as contas de destino podem mudar a cada baixa.
A representação da relação entre a conta a receber e as contas envolvidas em sua baixa, bem como o fluxo do dinheiro envolvido na operação, são mostrados abaixo.
Relação entre contas a pagar e a receber e suas contas principais
Apesar da exclusividade não ser obrigatória, é comum que a conta principal de uma conta a pagar ou uma conta a receber seja criada para ser movimentada apenas em suas baixas. em outras palavras, a conta Light utilizada nos exemplos de baixas de contas a pagar acima, é movimentada apenas quando há um pagamento de conta de energia.
Esta singularidade aproxima tanto a conta a pagar ou a receber de sua conta principal que, nestes casos, notamos que a conta principal de uma conta a pagar é sempre credora, assim como a conta principal de uma conta a receber é sempre devedora.
Uma sugestão interessante é a de, para evitar possíveis confusões que por vezes ocorrem quando o usuário ainda não é experiente no sistema, a conta a pagar ou a receber não tenha o mesmo nome de sua conta principal.
Abaixo temos algumas exemplos de nomenclatura que evitariam confusões nestes casos.
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Conta principal
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Conta a pagar ou a receber
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Light
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Conta de energia
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Curso de inglês
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Mensalidade do curso de inglês
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Compra da geladeira
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Parcela da compra da geladeira
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Aluguel
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Pagamento do aluguel
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Salário
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Recebimento de salário
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Apesar desta tendência à exclusividade, nada impede que uma conta seja utilizada como conta principal de mais de uma conta a pagar ou a receber. Tomemos como exemplo uma situação onde se tenha duas casas: uma é a residência do usuário, e a segunda é a sua casa de praia. Todas as duas pagam contas de energia, e é desejado um controle das contas a pagar referentes às duas casas. Há duas estratégias para tanto, cada uma com vantagens e desvantagens. Vejamos:
• Estratégia 1: Utilizar uma única conta como conta principal de duas contas a pagar
| Conta a pagar |
Conta |
| Conta de energia da residência |
Light |
| Conta de energia da casa de praia |
Vantagem: o número de contas a controlar é menor.
Desvantagem: não será possível a emissão de alguns relatórios específicos que trariam informações sobre apenas uma das contas a pagar, como, por exemplo, um balancete mensal contendo dados apenas da energia gasta na casa de praia.
• Estratégia 2: Utilizar contas diferentes como contas principais das contas a pagar
| Conta a pagar |
Conta |
| Conta de energia da residência |
Light (residência) |
| Conta de energia da casa de praia |
Light (casa de praia) |
Vantagem: o controle sobre os dados de cada conta a pagar é total, já que suas contas são individualizadas. Assim, é possível a emissão de alguns relatórios específicos que trazem informações sobre apenas uma das contas a pagar, como, por exemplo, um balancete mensal contendo dados apenas da energia gasta na casa de praia.
Desvantagem: o número de contas a controlar é maior; assim, se relatórios como balancetes individualizados nãom forem importantes, haverá uma conta a mais sem necessidade.
Situação da contas a pagar ou a receber
A conta a pagar ou a receber tem um ciclo de vida em que passa por vários estados.
• Em aberto: É a conta a pagar ou a receber que ainda não teve nenhuma baixa, ou seja, para todos os efeitos, ela é apenas programada.
• Parcialmente baixada: É aquela que teve uma ou mais baixas cujos totais não foram suficientes para quitar todo o seu valor, restando uma parte em aberto.
• Baixada: É a conta a pagar ou receber totalmente quitada, não restanto valor algum a quitar.
• Cancelada: É uma conta a pagar ou a receber que, por um motivo qualquer, deverá ser desconsiderada pelo sistema. Seu valor em aberto é ignorado e não é possível baixá-la.
Contas a pagar ou a receber periódicas
Algumas contas a pagar ou a receber repetem-se em períodos pré-definidos, podendo parar sua repetição em uma data qualquer, ou ser uma conta a pagar ou a receber cuja repetição nunca acaba.
Um bom exemplo de uma conta a pagar ou a receber que se repete até uma determinada data é o pagamento de um número qualquer de parcelas de uma compra, por exemplo. Se, digamos, um televisor for comprado em 12x iguais, isto corresponderá no sistema a uma conta a pagar que se repete 12 vezes.
Já um exemplo de uma conta a pagar ou a receber que se repete sem um fim pré-determinado é uma conta de energia, ou de aluguel, de condomínio, ou qualquer outra que se repita mensalmente e não tenha previsão de quando pare de ser cobrada.
Valor de uma contas a pagar ou a receber
Toda conta a pagar ou a receber possui um valor, que é definido em seu cadastro.
Este valor, contudo, pode ser alterado no momento da baixa. Esta característica é particularmente útil no caso de contas a pagar mensais, como energia e água, uma vez que a conta a pagar é cadastrada com um valor que o usuário considera mediano, porém apenas quando a cobrança chega é que se conhece o real valor devido.
Há uma exceção com relação à definição deste valor no cadastro, e é no que se refere às faturas. Este tipo de conta a pagar ou a receber se caracteriza pelo fato de não possuir um valor pré-determinado. Na verdade, seu valor é composto pela totalização de um conjunto de lançamentos a ele relacionados.
Grupos de contas a pagar e a receber
Assim como as contas de lançamentos, as contas a pagar e a receber podem ser reunidas em conjuntos.
Um grupo de contas a pagar e a receber é uma coleção de contas a pagar e a receber reunidos segundo critério do usuário. Desta forma, não só um grupo pode conter várias contas a pagar e a receber, como uma destas pode estar em vários grupos.
Estes grupos podem ser cadastrados e mantidos através do cadastro de grupos de contas a pagar e a receber.
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